GTD en Groupwise

Bronbestanden gepubliceerd

2009-06-28T05:31:00.000-07:00

In bijgevoegd zipbestand bevinden zich de AutoIT-bronbestanden. klik hier om ze te downloaden. Mocht je obv deze bestanden bijvoorbeeld een versie uitwerken voor een andere taal, laat het ons dan even weten. We publiceren de bestanden dan ook graag op deze site.

GTD en Groupwise: wat levert het op?

2009-04-27T05:45:00.000-07:00

Wanneer je met GTD en Novell GroupWise aan de slag gaat, ontdek je al snel dat het toch net even anders werkt dan bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Het blijkt veel lastiger om ‘slim te werken’. Eenvoudige acties (bijvoorbeeld het omzetten van een email naar een taak) vergen veel handelingen en zijn lang niet altijd met sneltoetsen af te handelen.

Om GTD tot een succes te maken in combinatie met GroupWise is meer nodig: Het moet snel, simpel en consequent werken om het systeem op de lange termijn in de lucht te kunnen houden. Als iets te veel handelingen vergt, dan doe je het niet (meteen) en voor je het weet stop je er maar mee omdat het te omslachtig blijkt.

Het systeem dat wij bedacht hebben is het resultaat van een aantal maanden ‘trial and error’. Vaak waren we in eerste instantie tevreden met een oplossing, maar bleken na een tijdje intensief gebruik toch tekortkomingen. Uiteindelijk zijn we nu zo ver dat we met ons systeem naar buiten durven komen. Een aanpak als deze is nooit helemaal af. We verzinnen nog regelmatig verbeteringen, maar de basis die er nu ligt zorgt ervoor dat het vrij eenvoudig is om onze emailstromen te reguleren.

Het verwerken van email is nu leuk, eenvoudig en min of meer conform de GTD-principes en kost maar weinig tijd. Bovendien heb je een goed overzicht van je Eerstvolgende acties, Later/misschien en Wachten Op lijsten.

Om dit te realiseren hadden we aan GroupWise en Fingertips alleen niet genoeg. GroupWise bleek onvoldoende bedienbaar met sneltoetsen. Daarom maken we naast Fingertips (http://www.getfingertips.com/) gebruik van een aantal scriptjes geschreven in AutoIT en speciaal gemaakt voor GroupWise. Het resultaat is dat je emailafhandeling een fluitje van een cent wordt door gebruik te maken van fingertipscommando’s waarmee de scriptjes worden opgestart. Ook je Takenlijst (voor bijvoorbeeld je Eerstvolgende Acties) roep je met Fingertips aan.

Om dit systeem te laten werken moet je het eenmalig goed inrichten. In het volgende artikel worden de basisprincipes uitgelegd.

Bob de Groot en Gerdinand Bosch

GTD en Groupwise de basisprincipes

2009-04-27T05:43:00.000-07:00

Allereerst even de BASISPRINCIPES:

Alle inkomende mail wordt automatisch (dmv regel) doorgekopieerd naar een (kort) archief-map. Doordat alle mail automatisch gearchiveerd wordt kun je mails in je postbus eenvoudig afhandelen.: Beantwoorden, een eerstvolgende actie (of Later / misschien taak) van maken, of weggooien.

De Wachten op lijst bestaat uit een map met mails. Uitgaande mails met Wachten op-kenmerk komen hier automatisch (dmv regel) in terecht;

Eerstvolgende Acties en LaterMisschien's komen als taken op een takenlijst terecht.

----------------------
Benodigdheden:

GroupWise
Fingertips (http://www.getfingertips.com/)
Gecompileerde AutoIt-scriptjes GTD_GroupWise.zip (download)
Installatiehandleiding (download)

GTD_GroupWise.zip bevat:

EerstvolgendeActie.exe (EA)
WachtenOp.exe (WO)
LaterMisschien.exe (LM)
Taaklijst.exe (TL)
NieuweNotitieMaken.exe (NN)
NieuweEA.exe (NEA)
NieuweLM.exe (NLM)

------------------------

In de installatiehandleiding wordt uitgelegd hoe de scriptjes in stelling kunnen worden gebracht.

-------------------

Zoals opgemerkt door Rene (zie de reacties): De scriptjes zijn geschreven voor de nederlandstalige versie van Groupwise (en werken in ieder geval met versie 7).

We kijken of we binnenkort ook sources kunnen plaatsen van de scriptjes. Dan kunnen ze worden aangepast voor andere talen.

-------------------