Wanneer je met GTD en Novell GroupWise aan de slag gaat, ontdek je al snel dat het toch net even anders werkt dan bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Het blijkt veel lastiger om ‘slim te werken’. Eenvoudige acties (bijvoorbeeld het omzetten van een email naar een taak) vergen veel handelingen en zijn lang niet altijd met sneltoetsen af te handelen.
Om GTD tot een succes te maken in combinatie met GroupWise is meer nodig: Het moet snel, simpel en consequent werken om het systeem op de lange termijn in de lucht te kunnen houden. Als iets te veel handelingen vergt, dan doe je het niet (meteen) en voor je het weet stop je er maar mee omdat het te omslachtig blijkt.
Het systeem dat wij bedacht hebben is het resultaat van een aantal maanden ‘trial and error’. Vaak waren we in eerste instantie tevreden met een oplossing, maar bleken na een tijdje intensief gebruik toch tekortkomingen. Uiteindelijk zijn we nu zo ver dat we met ons systeem naar buiten durven komen. Een aanpak als deze is nooit helemaal af. We verzinnen nog regelmatig verbeteringen, maar de basis die er nu ligt zorgt ervoor dat het vrij eenvoudig is om onze emailstromen te reguleren.
Het verwerken van email is nu leuk, eenvoudig en min of meer conform de GTD-principes en kost maar weinig tijd. Bovendien heb je een goed overzicht van je Eerstvolgende acties, Later/misschien en Wachten Op lijsten.
Om dit te realiseren hadden we aan GroupWise en Fingertips alleen niet genoeg. GroupWise bleek onvoldoende bedienbaar met sneltoetsen. Daarom maken we naast Fingertips (http://www.getfingertips.com/) gebruik van een aantal scriptjes geschreven in AutoIT en speciaal gemaakt voor GroupWise. Het resultaat is dat je emailafhandeling een fluitje van een cent wordt door gebruik te maken van fingertipscommando’s waarmee de scriptjes worden opgestart. Ook je Takenlijst (voor bijvoorbeeld je Eerstvolgende Acties) roep je met Fingertips aan.
Om dit systeem te laten werken moet je het eenmalig goed inrichten. In het volgende artikel worden de basisprincipes uitgelegd.
Bob de Groot en Gerdinand Bosch
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
als ik het Autoit script WO (Wachten Op) uitvoer, dan krijg ik verwerking van ongewenste e-mail voor me...
BeantwoordenVerwijderenhelaas lukt het mij niet met de link GTD_GroupWise.zip het bestand te downloaden.Ik krijg de volgende melding: webpagina kan
BeantwoordenVerwijderenniet worden weergegeven. Wat doe ik verkeerd? Is er nog een andere mogelijkheid? Ik hoor het graag.